Catatan berikut adalah untuk menunjukkan betapa usaha untuk meningkatkan keamanan akan menimbulkan ketidaknyamanan, dan terkait langsung dengan kegiatan sosialisasi untuk meningkatkan kesadaran (”awareness”) bagi pihak-pihak yang terkait.
Case 1
Ceritanya gedung tempat saya berkantor sedang menerapkan “access card” sebagai tambahan keamanan. Kepada setiap karyawan yang bekerja di gedung itu diberikan kartu ID yang mesti ditempelkan ke sensor yang ada di “gate” (seperti yang ada stasiun MRT -kalau Anda tahu maksud saya) untuk bisa masuk dan keluar area perkantoran. Yang saya maksud area perkantoran di sini adalah akses ke lift menuju lantai perkantoran. Diluar karyawan yang bekerja di sana mesti mengambil “visitor card” di meja receptionis dengan meninggalkan identitas pengenal. Sebelumnya, perimeter keamanan yang ada hanya pemeriksaan kendaraan dan pemeriksaan fisik dengan sensor di pintu masuk gedung.
Penerapan perimeter berlapis seperti ini tentu dimaksudkan untuk lebih memberi rasa aman kepada para “tenant” dan tentunya sudah memperhitungkan aspek manajemen risiko, yakni keseimbangan antara perimeter “control” yang dipilih serta dampak risiko yang mungkin terjadi.
Dalam menerapkan “access card” ini manajemen gedung sebenarnya telah melakukan sosialisasi jauh-jauh hari sebelum implementasi. Pun, satu bulan dipakai sebagai periode transisi, dimana masih diperbolehkan penggunaan kartu orang lain, bantuan oleh petugas, serta review terhadap teknologi yang dipergunakan.
Nah, problem yang sebenarnya baru muncul ketika periode transisi berakhir. Ketika untuk bisa keluar, mesti masuk dulu. Ketika non-penghuni mesti mempergunakan kartu “visitor” agar bisa masuk. Ketika bantuan petugas dikurangi. Ketika teknologi yang dipergunakan mulai menghadapi “peak performance” yang sebenarnya dan mulai “ngadat” 
Di jam-jam sibuk seperti jam makan siang dan pulang, terjadi antrian berlebihan di “gate” sehingga muncul complain dari penghuni gedung yang sekarang mesti antri untuk keluar masuk. Apalagi bila ia sudah telat untuk hadir di meeting … sial aja buat petugas yang ada di situ
Pengamatan saya, beberapa faktor berikut berperan dalam “kekacauan” tersebut:
- Manusia (yang tidak disiplin). “Access card” tertinggal atau sengaja tidak dipakai karena berbagai alasan, tamu yang tidak mempergunakan “visitor card” karena datang bersama penghuni dan mempergunakan kartu milik penghuni sehingga penghuninya malah ngga bisa masuk.
- Jumlah kartu “visitor”. Kebetulan di tower tempat saya terdapat sebuah perusahaan asuransi besar yang Anda tahu sendiri sering mendapat kunjungan dari agen-agennya yang jumlahnya mungkin ribuan. Sehingga ketika kartu “visitor” habis, maka diperlukan “exception procedure” yakni bantuan dari petugas untuk membukakan “gate”. Problem akan muncul bila ketika tamu tersebut akan keluar dan petugas tidak ada.
- Teknologi. “Tidak boleh keluar sebelum masuk”. Sistem akan melakukan validasi atas kartu. Semakin lama semakin banyak data sehingga waktu proses semakin lama. Response time semakin lambat. Belum lagi bila ada kartu rusak atau “gate” rusak.
Dari ketiga faktor tersebut yang paling dominan dan perlu mendapatkan perhatian lebih menurut saya adalah faktor Manusia. Faktor ini adalah faktor yang paling sulit. Manusia merupakan makhluk unik dan kompleks sehingga memerlukan pendekatan yang khusus. Apabila sosialisasi melalui surat edaran memang kurang efektif, mungkin perlu dipikirkan metode sosialisasi khusus untuk meningkatkan awareness terhadap risiko. Tujuan kenapa mesti ada pemeriksaan kendaraan, fisik dan “access card” mungkin perlu dijelaskan.
Bagaimanapun “Exception procedure” adalah bukan prosedur yang diharapkan untuk dilakukan rutin. Apabila terlalu sering terjadi “exception procedure” maka tujuan penerapan perimeter “control” itu sendiri tidak akan tercapai. Such a waste.
